domingo, 3 de julio de 2011

Consejos para utilizar correctamente el correo electrónico

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Todo el mundo utiliza diferentes herramientas y servicios para gestionar sus propios procesos y, muy a menudo, el común denominador es el correo electrónico. ¡Correo electrónico saturado!

Para quienes utilizan el correo electrónico como herramienta de trabajo, es enormemente molesto recibir correos con el propósito de compartir enlaces, Power Points, pedidos de colaboración, publicidad, alertas de virus, etc., mezclados entre los correos de sus propias tareas y proyectos.

Existen herramientas tales como filtros, etiquetas y otras herramientas para ayudar a identificar los correos de mayor urgencia de aquellos que no necesitan atención inmediata o que no necesitarán atención en absoluto.

Sin embargo, suele ocurrir que algunas personas de las cuales estamos esperando respuestas o informes, nos reenvían otro tipo de material sin haber siquiera editado el asunto a fin de que nos resulte fácilmente identificable. Esta es la razón por la cual muchas veces, algunos contactos terminan siendo catalogados como correo no deseado y nunca más sabemos de ellos.

A fin de evitarlo, aquí van algunos consejos:
  1.  Diseñar una línea de asunto clara e intuitiva. No se limite a pasar algo que Ud. recibió sin siquiera cambiar la línea de asunto. Si no me lo esperaba y yo no sé por qué me debe importar, probablemente no lo leeré.

  2. Vaya al grano. Explique en no más de dos frases por qué está enviando “me” esto, lo que usted espera que yo haga con él, y si se trata de un proyecto existente, el tema que hemos estado discutiendo, o algo nuevo.

  3. Indique el marco de tiempo. Si Ud. necesita que yo haga algo en respuesta, indique por favor cuándo necesitará esta acción.

  4. Envíe solo UN E-mail por asunto/proyecto. Preferiblemente uno al día. Si estamos hablando de diferentes temas o proyectos, no los mezcle en un solo mail. Separe un mail por cada tema. Por otro lado, si tiene varias cosas para decirme acerca de un solo asunto, no envíe varios mails, en especial, si son reenviados. Júntelos en uno compilando la información antes de volver a enviarlo. Si un tema requiere más de una conversación por día, probablemente el E-mail no sea el mejor medio. El chat o teléfono funcionarían mejor.





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